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Fehlerbehebungs-Playbooks

Dinge laufen nicht immer reibungslos — und das ist in Ordnung. Diese Playbooks geben Ihnen klare, schrittweise Anweisungen für die häufigsten Situationen, die Sie mit Ihrer Kasse erleben könnten.

POS-Fehler

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Was zu tun ist, wenn Sie einen Fehler an Ihrer Kasse sehen

Keine Panik — die meisten Fehler können schnell behoben werden.

  1. Fehlermeldung lesen

    Notieren Sie die genaue Fehlermeldung und eventuelle Fehlercodes. Dies hilft Ihrem POS-Anbieter, das Problem schneller zu diagnostizieren.

  2. Versuchen Sie, Ihre Kasse neu zu starten

    Schalten Sie Ihre Kasse aus, warten Sie 30 Sekunden und schalten Sie sie wieder ein. Viele vorübergehende Probleme lösen sich mit einem einfachen Neustart.

  3. Internetverbindung prüfen

    Wenn Ihre Kasse ein cloudbasiertes System verwendet (wie fiskaly), stellen Sie sicher, dass Ihr Internet funktioniert. Versuchen Sie, mit Ihrem Telefon über dasselbe WLAN-Netzwerk eine Website zu laden.

  4. Ihren POS-Anbieter kontaktieren

    Wenn der Fehler nach dem Neustart und der Prüfung Ihres Internets weiterhin besteht, kontaktieren Sie das Support-Team Ihres POS-Anbieters. Teilen Sie die Fehlermeldung und den Code mit, den Sie notiert haben.

Internet ausgefallen

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Ihre Kasse kann keine Verbindung herstellen — was passiert

Wenn Ihr Internet ausfällt, kann Ihre Kasse möglicherweise nicht mit der Cloud-TSE kommunizieren oder Daten übertragen. Folgendes sollten Sie wissen:

  1. Kunden weiter bedienen

    Die meisten POS-Systeme haben einen Offline-Modus, der es Ihnen ermöglicht, Transaktionen auch ohne Internet weiter zu verarbeiten. Hören Sie nicht auf zu verkaufen — Ihre Kasse sollte weiterhin funktionieren.

  2. Verstehen, was gepuffert wird

    Im Offline-Modus werden Ihre Transaktionen lokal auf Ihrer Kasse gespeichert. Sie werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

  3. Verbindung prüfen

    Starten Sie Ihren Router neu oder prüfen Sie mit Ihrem Internetanbieter. Wenn Sie mobile Daten als Backup verwenden, wechseln Sie zu diesen.

  4. Synchronisierung nach Wiederherstellung prüfen

    Sobald Ihr Internet wieder funktioniert, prüfen Sie Ihr POS-System oder das fiskaly Dashboard, um sicherzustellen, dass alle gepufferten Transaktionen erfolgreich synchronisiert wurden.

Zertifikatsablauf

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Was Zertifikatsablauf bedeutet und wen Sie kontaktieren

Sicherheitszertifikate haben Ablaufdaten. Wenn ein Zertifikat bald abläuft oder abgelaufen ist, zeigt Ihre Kasse möglicherweise eine Warnung an oder funktioniert nicht mehr.

  1. Warnung nicht ignorieren

    Wenn Sie eine Meldung über ein ablaufendes Zertifikat sehen, nehmen Sie sie ernst. Ein abgelaufenes Zertifikat kann verhindern, dass Ihre Kasse Transaktionen signiert, was bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht konform sind.

  2. Sofort Ihren POS-Anbieter kontaktieren

    Die Zertifikatserneuerung wird von Ihrem POS-Anbieter oder fiskaly übernommen — nicht von Ihnen. Wenden Sie sich sofort an ihn, wenn Sie eine Warnung sehen, damit er sie vor Ablauf erneuern kann.

  3. Das fiskaly Dashboard prüfen

    Melden Sie sich bei hub.fiskaly.com an, um den Status Ihrer TSE und Zertifikate zu prüfen. Das Dashboard zeigt Ablaufdaten und aktuellen Status an.

  4. Vorausplanen

    Fragen Sie Ihren POS-Anbieter, wann Ihre aktuellen Zertifikate ablaufen und ob die Erneuerung automatisch erfolgt. Besser im Voraus zu wissen als unvorbereitet zu sein.

Jahresabschluss-Export

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Vorbereitung Ihrer Jahresabschlussberichte

Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie möglicherweise Datenexporte generieren und archivieren. So bleiben Sie auf dem Laufenden.

  1. Verstehen, was benötigt wird

    In Deutschland benötigen Sie einen DSFinV-K-Export — eine standardisierte Datendatei aller Ihrer Transaktionen für das Jahr. Andere Länder haben ähnliche Anforderungen. Ihr POS-Anbieter oder Steuerberater kann Ihnen genau sagen, was benötigt wird.

  2. Export generieren

    Die meisten POS-Systeme ermöglichen es Ihnen, Jahresabschlussexporte direkt zu generieren. Wenn Ihr System fiskaly verwendet, können Sie Exporte auch über das fiskaly Dashboard auslösen.

  3. Exporte sicher speichern

    Speichern Sie Ihre Exporte an einem sicheren Ort — sowohl digital (z. B. Cloud-Speicher oder USB) als auch idealerweise als Backup-Kopie. Möglicherweise müssen Sie diese Aufzeichnungen 10 Jahre lang aufbewahren.

  4. An Ihren Steuerberater senden

    Senden Sie den abgeschlossenen Export an Ihren Steuerberater, damit er ihn in Ihre Jahressteuererklärungen aufnehmen kann. Tun Sie dies gut vor etwaigen Einreichungsfristen.

Prüfungsvorbereitung

Abschnitt betitelt „Prüfungsvorbereitung“

Was Sie bereithalten müssen, wenn das Finanzamt kommt

Eine Steuerprüfung (Kassennachschau in Deutschland) kann ohne Vorankündigung stattfinden. Vorbereitet zu sein bedeutet weniger Stress und einen reibungsloseren Ablauf.

  1. Wissen, wo Ihre Daten sind

    Stellen Sie sicher, dass Sie schnell auf Ihre Transaktionsdaten, DSFinV-K-Exporte und TSE-Informationen zugreifen können. Üben Sie, sie in Ihrem POS-System oder dem fiskaly Dashboard zu finden, bevor Sie sie brauchen.

  2. Ihre Dokumentation bereithalten

    Halten Sie folgendes zugänglich: Ihr TSE-Zertifikat, Ihre Kassenmeldungsbestätigung, aktuelle DSFinV-K-Exporte und etwaige Verfahrensdokumentation (Verfahrensdokumentation).

  3. Ihr System am Laufen halten

    Während einer Prüfung möchte der Prüfer möglicherweise Ihre Kasse in Betrieb sehen. Schalten Sie nichts aus oder trennen Sie keine Verbindungen — lassen Sie alles normal laufen.

  4. Ruhig und kooperativ bleiben

    Prüfer überprüfen, dass Ihr System konform ist — es ist Routine. Beantworten Sie ihre Fragen ehrlich, zeigen Sie ihnen, was sie verlangen, und geben Sie keine Informationen preis, die sie nicht angefordert haben.

  5. Bei Bedarf Ihren POS-Anbieter oder Steuerberater kontaktieren

    Wenn der Prüfer etwas verlangt, das Sie nicht bereitstellen können, oder Sie bei einer Frage unsicher sind, ist es völlig in Ordnung zu sagen, dass Sie nachfragen. Wenden Sie sich für Hilfe an Ihren POS-Anbieter oder Steuerberater.

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