XML-Dateien senden

Die Verifactu-Compliance sieht die Erstellung von XML-Dateien für folgende Fälle vor:

• Registrierung: Eine XML-Datei wird erstellt, wenn eine neue Rechnung ausgestellt wird.
• Stornierung: Eine XML-Datei wird erstellt, wenn eine Rechnung storniert wird, z. B. bei nicht durchgeführten Transaktionen.
• Ereignis: Eine XML-Datei wird erstellt, wenn bestimmte Prozesse vom System erkannt oder durchgeführt werden. Dies ist im Verifactu-Modus nicht obligatorisch und daher für die SIGN ES API nicht relevant.

Alle Registrierungs- und Stornierungsvorgänge werden von der SIGN ES API aufgezeichnet, und die XML-Dateien werden gemäß den technischen Spezifikationen für Verifactu erstellt, signiert und verkettet.

Übertragung

SIGN ES führt die Übertragung im Verifactu-Modus automatisch an die spanische Steuerbehörde (AEAT) durch, wenn die gesetzliche Adresse des Steuerpflichtigen, der die Rechnungen ausstellt, den Gebieten SPAIN_OTHER (spanisches Festland), CANARY_ISLANDS, CEUTA und MELILLA entspricht.

Die Einhaltung der Verifactu-XML-Dateiübertragung erfordert, dass Rechnungseinträge übermittelt werden, wenn eines der folgenden Kriterien erreicht wird:

• 1000 Rechnungen wurden ausgestellt, oder
• die in der Antwort der AEAT angegebene Zeit ist abgelaufen (variabler Parameter, derzeit als 60 Sekunden angegeben)

SIGN ES übernimmt das für Sie! Wenn Sie Rechnungen an unsere API senden, gruppieren wir sie in einem „Batch” und übermitteln sie an die Behörden, wenn eine der vorherigen Bedingungen erfüllt ist. In den meisten Fällen werden alle Rechnungen innerhalb eines 60-sekündigen Zeitrahmens übermittelt, sodass Sie damit rechnen können, die Antwort der Behörden innerhalb eines geschätzten Zeitrahmens von 60–70 Sekunden zu erhalten.

Der Sendevorgang von Verifactu-Dateien wird in der Signierungskomponente der SIGN ES API durchgeführt. Die Signierungskomponente synchronisiert den Status von Verifactu-Dateien vom SIGN ES-Server mit dem Server der spanischen Steuerbehörde. Diese Synchronisierung erfolgt über das von der spanischen Steuerbehörde bereitgestellte Anfrage/Antwort-Modell.

Antwort

Wenn eine Datei eingereicht wird, führen die Systeme der Steuerbehörde automatisch verschiedene Validierungen durch, und die Ergebnisse dieser Prüfungen sind in der Antwort enthalten.

Der ideale Registrierungsstatus ist REGISTERED. SIGN ES hilft dabei, Ablehnungen zu reduzieren, indem es sicherstellt, dass XML-Dateien korrekt strukturiert sind und die Daten durch seine Validierungsprozesse korrekt formatiert sind.

Wenn der Registrierungsstatus der Rechnung jedoch als REQUIRES_CORRECTION erscheint, kann es erforderlich sein, die Datei erneut einzureichen, sofern die spanischen Rechnungslegungsvorschriften nicht die Ausstellung einer CORRECTING-Rechnung erfordern. Als Integrator der SIGN ES API müssen Sie sicherstellen, dass das System entsprechend auf die Fehlermeldungen reagiert, die über den Rechnungserstellungsprozess bereitgestellt werden, damit Steuerpflichtige darauf reagieren können (z. B. eine fehlerhafte Rechnung korrigieren).

Erneutes Senden von Rechnungen

Verifactu-XML-Strukturen berücksichtigen bereits das Abhilfeverfahren für Rechnungen, die nicht ordnungsgemäß im System der Steuerbehörde registriert wurden. Dafür ermöglicht SIGN ES das erneute Senden von Rechnungen im Registrierungsstatus REQUIRES_CORRECTION und REQUIRES_INSPECTION über REMEDY-Rechnungen an Verifactu in folgenden Fällen:

• Dateien wurden abgelehnt
• Dateien wurden mit Fehlern akzeptiert, erfordern aber gesetzlich keine Korrektur

Das erneute Senden von Rechnungen mit dem Registrierungsstatus PENDING oder STORED ist nicht zulässig. Diese Rechnungen warten entweder auf die Einreichung durch SIGN ES oder sind gespeichert, weil eine Übertragung an die Steuerbehörde nicht notwendig ist (z. B. Rechnungen, die über andere Systeme und nicht über die SIGN ES API ausgestellt wurden und eingegeben werden, um später eine Korrektur oder Rückgabe vorzunehmen).

📘Note

Die SIGN ES API führt Validierungen durch, die eine Ablehnung der XML-Dateien beim Senden an die Steuerbehörde verhindern.