Rechnungskonformität

Pflicht zur Rechnungsausstellung

Gemäß der spanischen Gesetzgebung sind Unternehmen und Freiberufler verpflichtet, für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen und gelieferten Waren Rechnungen auszustellen und eine Kopie dieser Rechnung aufzubewahren.

Rechnungsarten

Die SIGN ES API unterstützt die Erstellung folgender Rechnungsarten:

• Vereinfachte Rechnungen: Können nur bis zu Beträgen von 400 € (inkl. MwSt.) oder bis zu 3.000 € in einigen Fällen ausgestellt werden (Einzelhandel, Restaurants und Gastronomie, Parkdienstleistungen u. a.). Enthält keine Informationen über den Rechnungsempfänger, nur über den Aussteller.

• Vollständige Rechnungen: Enthält Informationen sowohl über den Aussteller als auch über den Empfänger der Rechnung.

Die Gesetzgebung gibt an, wann eine vereinfachte und eine vollständige Rechnung ausgestellt werden kann, sowie den Mindestinhalt für jede davon.

• Berichtigungsrechnungen: Im Falle von Fehlern oder Irrtümern – gemäß den Rechnungslegungsvorschriften – muss eine Berichtigungsrechnung ausgestellt werden, die die Art der vorgenommenen Korrektur angibt. Es gibt Vorschriften für die Ausstellung von Berichtigungsrechnungen.

• Anreicherungsrechnungen: Können ausgestellt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung ohne Empfänger erstellt wurde und die einzige erforderliche Änderung das Hinzufügen von Empfänger(n) ist.

• Externe Rechnungen: Der Zweck der externen Rechnungsfunktion besteht darin, Details von Rechnungen einzugeben, die vor der Integration der SIGN ES API ausgestellt wurden. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass Korrekturen gemäß der Verifactu-Verordnung vorgenommen werden können. Die Erstellung einer externen Rechnung löst keine Verifactu-Übertragung aus und erzeugt auch keine Verifactu-XML-Datei für die Rechnung. Sobald eine externe Rechnung erstellt und eine UUID zugewiesen wurde, kann diese UUID beim Ausstellen einer Berichtigungs- oder Anreicherungsrechnung referenziert werden.

• Abhilferechnungen: Können ausgestellt werden, um falsche Rechnungsinformationen zu berichtigen, die gesetzlich keine Korrektur erfordern.

• Sammelrechnungen (Zusammenfassende Rechnungen): Werden verwendet, um mehrere Transaktionen zu ersetzen, die für denselben Empfänger innerhalb des in den Rechnungslegungsvorschriften angegebenen Zeitrahmens durchgeführt wurden. Eine Sammelrechnung muss das Format COMPLETE verwenden und die zugehörigen Rechnungen referenzieren. Dies ist keine Berichtigungsrechnung gemäß Artikel 15.6 der Rechnungslegungsvorschriften. Weitere Informationen: Wie stellt man eine Sammelrechnung (Zusammenfassende Rechnung) aus

• Rabattrechnungen (Mengenrabatt-Rechnungen): Werden verwendet, um einen Mengenrabatt auf frühere Käufe anzuwenden. Eine Rabattrechnung muss als CORRECTING-Rechnung ausgestellt werden, die die Steuerbemessungsgrundlage und die MwSt. reduziert und die ursprünglichen Rechnungen referenziert. Dies ist eine Berichtigungsrechnung gemäß Artikel 15.6 der Rechnungslegungsvorschriften. Weitere Informationen: Wie stellt man eine Rabattrechnung aus?

📘Note

Die Erstellung zusätzlicher Dokumente wie Entwürfe ist in SIGN ES nicht vorgesehen, da diese Dokumente nicht in die Verifactu-Compliance einbezogen sind. Dennoch könnte die REST API in ein System integriert werden, das die Generierung zusätzlicher Dokumente und Dateien unterstützt.

Verifactu-Compliance

Die Verifactu-Gesetzgebung legt fest, dass ausgestellte Rechnungen Folgendes enthalten müssen:

• einen QR-Code gemäß den technischen Spezifikationen zusammen mit dem Hinweis, dass es sich um einen Steuercode handelt, und
• einen konformen Text, der angibt, dass die Rechnung im Verifactu-Modus ausgestellt wurde

Beides muss gemäß den folgenden Richtlinien platziert werden.

Die SIGN ES API stellt die konformen Informationen, die auf der Rechnung gedruckt werden sollen, in der Erfolgsantwort der Rechnungserstellung bereit. Die VerifactuCompliance-Informationen enthalten die URL und den Verifactu-konformen Text, der auf der Rechnung gedruckt werden soll, sowie die Möglichkeit, den PRINTABLE_CODE zu erhalten und ein Vektor-(skalierbar-)Bild der konformen Positionierung abzurufen.

Verifactu-konformer Text

Da die SIGN ES API derzeit nur den Verifactu-Modus unterstützt, müssen alle ausgestellten Rechnungen daher einen der folgenden konformen Texte in den gedruckten Dokumenten enthalten:

• VERI*FACTU, die kürzere Version, die in der konformen Antwort der Rechnungserstellung in der SIGN ES API bereitgestellt wird, oder
• Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT, der spanische Text aus der Verifactu-Gesetzgebung, der angibt, dass die Rechnung im Online-Portal der Steuerbehörde überprüft werden kann

Verifactu-QR-Code

Der lesbare QR-Code identifiziert die Rechnung und enthält eine URL zum Zugriff auf die Website zur offiziellen Verifactu-Rechnungsvalidierung.

Der QR-Code ist stets von dem Hinweis begleitet, dass es sich um den steuerlichen QR-Code handelt, mit den Worten „QR tributario” (Steuer-QR), die über dem Bild platziert sind. So lässt er sich von anderen auf der Rechnung vorhandenen QR-Codes unterscheiden.

Die Größe des QR-Codes muss zwischen 30 x 30 Millimeter und 40 x 40 Millimeter betragen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Wenn eine Rechnung mehr als eine Seite hat, muss der QR-Code auf der ersten Seite erscheinen.

📘Note

Wenn die Rechnung elektronisch übermittelt wird, muss die im QR-Code enthaltene URL ebenfalls auf der Rechnung ausgedruckt werden.

Validierungs-URL

Die im QR-Code enthaltene URL ist eine Validierungs-URL, die speziell für den Verifactu-Modus gilt. Sie ermöglicht dem Steuerpflichtigen den Zugriff auf die Webanwendung zur Validierung von Rechnungen, die mit einer Verifactu-Software ausgestellt wurden. Diese Website ist spezifisch für die spanische nationale Steuerbehörde (AEAT), enthält aber zusätzliche Parameter:

• Die NIF des Steuerpflichtigen
• Rechnungsserie und -nummer
• Gesamtbetrag der Rechnung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Was passiert, wenn ein Steuerpflichtiger den QR-Code scannt?

Wenn ein Steuerpflichtiger den steuerlichen Verifactu-QR-Code auf einer Rechnung scannt, wird er auf die von der AEAT verwaltete Website weitergeleitet und erhält die Informationen zu dieser Rechnung. Eine Rechnung kann entweder:

• Rechnung korrekt gefunden: Die Rechnung wurde korrekt von der AEAT empfangen und ist über den QR-Code verifizierbar. Die Erfolgsmeldung enthält die in der URL enthaltenen Rechnungsinformationen.
• Rechnung nicht gefunden: Die Rechnung konnte in der AEAT nicht gefunden werden. Dies kann auf verschiedene Validierungsfehler während der Übertragung zurückzuführen sein, die in der Antwort beim Erstellen einer Rechnung über die SIGN ES API überprüft werden können.
• Rechnung nicht verifizierbar: Für Rechnungen, die mit anderen Systemen im Nicht-Verifactu-Modus ausgestellt wurden, führt der QR-Code zu einer Meldung, die angibt, dass diese Rechnung nicht auf den Servern der Behörde verifiziert werden kann, da sie nicht in Echtzeit übermittelt wurde. Dies gilt nicht für Rechnungen, die mit der SIGN ES API ausgestellt wurden.

Position

Entsprechend der Ausrichtung der Rechnung müssen die Codes gemäß den technischen Spezifikationen für den Verifactu-QR-Code auf eine bestimmte Weise platziert werden, aber immer am Anfang der Rechnung. Die folgenden Abbildungen zeigen, wie die Verifactu-Codes auf der Rechnung gedruckt werden sollten, sowohl für eine horizontale als auch für eine vertikale Struktur.

Quelle: Beispiele entnommen aus den technischen Spezifikationen für den Verifactu-QR-Code. Die bereitgestellten Bilder haben keine gültige Größe und keinen gültigen Inhalt.