Envoi des fichiers XML

La conformité Verifactu prévoit la création de fichiers XML dans les cas suivants :

• Enregistrement : un fichier XML est créé lorsqu’une nouvelle facture est émise.
• Annulation : un fichier XML est créé lorsqu’une facture est annulée, par exemple pour des transactions non réalisées.
• Événement : un fichier XML est créé lorsque certains processus sont détectés ou exécutés par le système. Ceci n’est pas obligatoire en mode Verifactu et n’est donc pas applicable à l’API SIGN ES.

Toutes les opérations d’enregistrement et d’annulation sont enregistrées par l’API SIGN ES et les fichiers XML sont créés, signés et chaînés conformément aux spécifications techniques pour Verifactu.

Transmission

SIGN ES effectue l’envoi automatiquement en mode Verifactu à l’administration fiscale espagnole (AEAT), lorsque l’adresse légale du contribuable émettant les factures correspond aux territoires SPAIN_OTHER (Espagne continentale), CANARY_ISLANDS, CEUTA et MELILLA.

La conformité à la transmission des fichiers XML Verifactu exige que les enregistrements de facturation soient transmis lorsque l’une des conditions suivantes est atteinte :

• 1 000 factures sont émises, ou
• le délai indiqué dans la réponse de l’AEAT est écoulé (paramètre variable, actuellement indiqué comme 60 secondes)

SIGN ES s’en occupe pour vous ! Lorsque vous envoyez des factures à notre API, nous les regroupons dans un « Batch » et les transmettons aux autorités lorsque l’une des contraintes précédentes est atteinte. Dans la majorité des cas, toutes les factures seront transmises dans un délai de 60 secondes, vous pouvez donc vous attendre à recevoir la réponse des autorités dans un délai estimé de 60 à 70 secondes.

Le processus d’envoi des fichiers Verifactu est réalisé dans le composant de signature de l’API SIGN ES. Le composant de signature synchronise l’état des fichiers Verifactu du serveur SIGN ES vers le serveur de l’administration fiscale espagnole. Cette synchronisation est mise en œuvre selon le modèle requête/réponse fourni par l’administration fiscale espagnole.

Réponse

Lorsqu’un fichier est soumis, les systèmes de l’administration fiscale effectuent automatiquement diverses validations, et les résultats de ces vérifications sont inclus dans la réponse.

Le statut d’enregistrement idéal est REGISTERED. SIGN ES contribue à réduire les rejets en veillant à ce que les fichiers XML soient correctement structurés et que les données soient formatées avec précision grâce à ses processus de validation.

Cependant, si le statut d’enregistrement de la facture apparaît comme REQUIRES_CORRECTION, il peut être nécessaire de soumettre à nouveau le fichier, à condition que les réglementations espagnoles sur la facturation n’exigent pas l’émission d’une facture CORRECTING. En tant qu’intégrateur de l’API SIGN ES, vous devez vous assurer que le système réagit de manière appropriée aux messages d’erreur fournis lors du processus de création de facture, permettant ainsi aux contribuables d’y réagir (par exemple, corriger une facture erronée).

Renvoi des factures

Les structures XML Verifactu prévoient déjà le processus de régularisation pour les factures qui n’ont pas été correctement enregistrées dans le système de l’administration fiscale. À cet effet, SIGN ES permet le renvoi des factures ayant le statut d’enregistrement REQUIRES_CORRECTION et REQUIRES_INSPECTION via des factures REMEDY à Verifactu dans les cas suivants :

• les fichiers ont été rejetés
• les fichiers ont été acceptés avec des erreurs mais ne nécessitent PAS de rectification légale

Le renvoi des factures ayant un statut d’enregistrement PENDING ou STORED n’est pas autorisé. Ces factures sont soit en attente de soumission par SIGN ES, soit stockées car la transmission à l’administration fiscale n’est pas nécessaire (par exemple, les factures émises via d’autres systèmes, et non via l’API SIGN ES, qui sont saisies afin d’effectuer une correction ou un retour ultérieurement).

📘Note

L’API SIGN ES effectue des validations qui empêchent le rejet des fichiers XML lors de leur envoi à l’administration fiscale.