Conformité des factures

Obligation d’émettre des factures

Conformément à la législation espagnole, les entreprises et les professionnels sont tenus d’émettre des factures pour la prestation de services et la livraison de biens qu’ils effectuent, et d’en conserver une copie.

Types de factures

L’API SIGN ES prend en charge la création des types de factures suivants :

• Factures simplifiées : ne peuvent être émises que jusqu’à des montants de 400 € (TVA incluse) ou jusqu’à 3 000 € dans certains cas (ventes au détail, restaurants et hôtellerie, services de stationnement, entre autres). Ne contient pas d’informations sur le destinataire de la facture, uniquement sur l’émetteur.

• Factures complètes : comprend les informations de l’émetteur et du destinataire de la facture.

La législation indique quand une facture simplifiée et une facture complète peuvent être émises, ainsi que le contenu minimum requis pour chacune d’elles.

• Factures rectificatives : en cas d’erreurs ou de fautes — conformément aux réglementations sur la facturation — une facture rectificative doit être émise, indiquant le type de correction effectuée. Il existe des réglementations pour l’émission de factures rectificatives.

• Factures d’enrichissement : peuvent être émises lorsque la facture originale a été créée sans destinataire, et que la seule modification requise est l’ajout de destinataire(s).

• Factures externes : la fonctionnalité de facture externe a pour but de saisir les détails des factures émises avant l’intégration de l’API SIGN ES. Cela garantit que des corrections peuvent être effectuées en conformité avec la réglementation Verifactu. La création d’une facture externe ne déclenche pas de transmission Verifactu, ni ne génère de fichier XML Verifactu pour la facture. Une fois qu’une facture externe est créée et qu’un UUID lui est attribué, cet UUID peut être référencé lors de l’émission d’une facture rectificative ou d’enrichissement.

• Factures de régularisation : peuvent être émises pour régulariser des informations de facture incorrectes qui ne nécessitent pas de rectification légale.

• Factures récapitulatives : utilisées pour remplacer plusieurs transactions effectuées pour le même destinataire, dans le délai indiqué par les réglementations sur la facturation. Une facture récapitulative doit utiliser le format de facture COMPLETE et faire référence aux factures concernées. Il ne s’agit pas d’une facture rectificative au titre de l’article 15.6 du Règlement sur la facturation. Plus d’informations : Comment émettre une facture récapitulative

• Factures de rappel (remise sur volume) : utilisées pour appliquer une remise sur volume sur des achats antérieurs. Une facture de rappel doit être émise sous forme de facture CORRECTING qui réduit la base imposable et la TVA et fait référence aux factures originales. Il s’agit d’une facture rectificative au titre de l’article 15.6 du Règlement sur la facturation. Plus d’informations : Comment émettre une facture de rappel ?

📘Note

La création de documents supplémentaires, tels que des brouillons, n’est pas prévue dans SIGN ES car ces documents ne sont pas impliqués dans la conformité Verifactu. Néanmoins, l’API REST pourrait être intégrée dans un système qui prend en charge la génération de documents et de fichiers supplémentaires.

Conformité Verifactu

La législation Verifactu établit que les factures émises doivent contenir :

• un QR code conforme aux spécifications techniques, accompagné de l’indication qu’il s’agit d’un code fiscal, et
• un texte conforme indiquant que la facture a été émise en mode Verifactu

Ces deux éléments doivent être placés conformément aux directives suivantes.

L’API SIGN ES fournit les informations conformes à imprimer sur la facture dans la réponse réussie de la création de facture. Les informations VerifactuCompliance comprennent l’URL et le texte conforme Verifactu à imprimer sur la facture, ainsi que la possibilité d’obtenir le PRINTABLE_CODE et d’obtenir une image vectorielle (scalable) du positionnement conforme.

Texte conforme Verifactu

Étant donné que l’API SIGN ES prend actuellement en charge uniquement le mode Verifactu, toutes les factures émises doivent donc inclure l’un des textes conformes suivants dans les documents imprimés :

• VERI*FACTU, qui est la version abrégée fournie dans la réponse conforme de la création de facture dans l’API SIGN ES, ou
• Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT, le texte espagnol prévu par la législation Verifactu, indiquant que la facture peut être vérifiée sur le portail en ligne de l’administration fiscale

QR code Verifactu

Le QR code lisible identifie la facture et contient une URL permettant d’accéder au site Web de validation officielle des factures Verifactu.

Le QR code est toujours accompagné de l’indication qu’il s’agit du QR code fiscal, avec les mots « QR tributario » (QR tributaire) placés au-dessus de l’image. Cela permet de le distinguer des autres QR codes présents sur la facture.

La taille du QR code doit être comprise entre 30x30 millimètres et 40x40 millimètres, garantissant ainsi sa lisibilité.

Si une facture comporte plus d’une page, le QR code doit figurer sur la première.

📘Note

Si la facture est transmise électroniquement, l’URL contenue dans le QR code doit également être imprimée sur la facture.

URL de validation

L’URL contenue dans le QR code est une URL de validation spécifique au mode Verifactu. Elle permet au contribuable d’accéder à l’application web de validation des factures émises avec un logiciel Verifactu. Ce site Web est spécifique à l’administration fiscale nationale espagnole (AEAT), mais des paramètres supplémentaires sont contenus dans cette URL :

• Le NIF du contribuable
• La série et le numéro de facture
• Le montant total de la facture
• La date d’émission de la facture

Que se passe-t-il quand un contribuable scanne le QR code ?

Lorsqu’un contribuable scanne le QR code fiscal Verifactu sur une facture, il est redirigé vers le site Web géré par l’AEAT et obtient les informations de cette facture. Une facture peut être :

• Facture correctement trouvée : la facture a été correctement reçue par l’AEAT et est vérifiable via le QR code. Le message de succès comprend les informations de la facture contenues dans l’URL.
• Facture non trouvée : la facture n’a pas pu être trouvée dans l’AEAT. Cela peut être dû à différentes erreurs de validation lors de la transmission, qui peuvent être examinées dans la réponse lors de la création d’une facture via l’API SIGN ES.
• Facture non vérifiable : pour les factures émises avec d’autres systèmes, en mode non-Verifactu, le QR code conduit à un message indiquant que cette facture ne peut pas être vérifiée sur les serveurs de l’autorité, car elle n’a pas été transmise en temps réel. Cela ne s’applique pas aux factures émises avec l’API SIGN ES.

Positionnement

Selon l’orientation de la facture, les codes doivent être placés d’une manière spécifique, conformément aux spécifications techniques du QR code Verifactu, mais toujours au début de la facture. Les images suivantes illustrent la façon dont les codes Verifactu doivent être imprimés sur la facture, tant pour une structure horizontale que verticale.

Source : Exemples extraits des spécifications techniques du QR code Verifactu. Les images fournies n’ont pas de taille ni de contenu valides.